Obavijest o obradi osobnih podataka

INSTITUT ZA AUTOIMUNE BOLESTI, udruga s adresom u Zagrebu, Vončinina ulica 6, registracijski broj: 21013890, osobni identifikacijski broj (OIB): 80134717683 (dalje u tekstu kao „mi" ili „Udruga"), prepoznaje važnost zaštite osobnih podataka te osiguravanja transparentnog, zakonitog i pouzdanog okruženja za njihovu obradu.

Ova Obavijest sastavljena je radi ispunjenja obveza Udruge kao voditelja obrade propisanih člankom 13. Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (dalje u tekstu: „GDPR").

Ova Obavijest odnosi se na obradu osobnih podataka fizičkih osoba čije osobne podatke Udruga obrađuje u okviru svojeg djelovanja i aktivnosti, uključujući osobito članove Udruge, osobe koje sudjeluju u istraživanjima, anketama, edukacijama i drugim aktivnostima koje Udruga provodi ili organizira, osobe koje su dale privolu za primanje obavijesti, edukativnih i promotivnih sadržaja Udruge, osobe koje komuniciraju s Udrugom putem internetske stranice, elektroničke pošte ili drugih komunikacijskih kanala, kao i predstavnike donatora, poslovnih partnera, suradnika i drugih organizacija s kojima Udruga ostvaruje ili razmatra suradnju.

Ova Obavijest pruža informacije o tome koje osobne podatke Udruga prikuplja i obrađuje, u koje svrhe, na kojim pravnim osnovama, koliko dugo ih čuva, s kime ih dijeli te koja prava ispitanici imaju u vezi s obradom svojih osobnih podataka.

1. Temeljni pojmovi

Radi lakšeg razumijevanja ove Obavijesti, u nastavku su navedene definicije važnih pojmova koji se u njoj koriste:

• „AZOP" znači Agencija za zaštitu osobnih podataka, nadzorno tijelo za zaštitu osobnih podataka u Republici Hrvatskoj. AZOP se može kontaktirati:
  • putem elektroničke pošte: azop@azop.hr
  • putem telefona: 01/4609-000
  • osobno na adresi: Ulica Metela Ožegovića 16, Zagreb
  • službena internetska stranica: www.azop.hr
• „ispitanik" znači identificiranu ili moguće identificiranu fizičku osobu na koju se odnose osobni podaci. U kontekstu ove Obavijesti, ispitanici uključuju članove Udruge, osobe koje sudjeluju u istraživanjima, anketama, edukacijama i drugim aktivnostima Udruge, osobe koje komuniciraju s Udrugom, osobe koje primaju obavijesti i edukativne sadržaje, osobe koje podupiru rad Udruge, poslovne partnere i druge s kojima Udruga surađuje ili ima određeni odnos;
• „izvršitelj obrade" znači fizičku ili pravnu osobu, tijelo javne vlasti, agenciju ili drugo tijelo koje obrađuje osobne podatke u ime Udruge kao voditelja obrade, na temelju ugovora ili drugog pravno obvezujućeg akta;
• „obrada" znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, automatiziranim ili neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje;
• „osobni podatak" znači bilo koji podatak koji se odnosi na ispitanika, odnosno fizičku osobu čiji se identitet može utvrditi ili se može identificirati, izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili jedan ili više čimbenika svojstvenih fizičkom, fiziološkom, genetskom, mentalnom, ekonomskom, kulturnom ili socijalnom identitetu te osobe;
• „posebne kategorije osobnih podataka" znače osobne podatke koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili članstvo u sindikatu te genetske podatke, biometrijske podatke koji se koriste u svrhu jedinstvene identifikacije pojedinca, podatke koji se odnose na zdravlje ili podatke o spolnom životu ili seksualnoj orijentaciji fizičke osobe;
• „voditelj obrade" znači fizičku ili pravnu osobu, tijelo javne vlasti, agenciju ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka. U kontekstu ove Obavijesti voditelj obrade osobnih podataka je Udruga;
• „službenik za zaštitu podataka" znači osobu koju je Udruga imenovala radi savjetovanja, praćenja usklađenosti s propisima o zaštiti osobnih podataka i informiranja o pitanjima zaštite osobnih podataka te kao kontaktnu točku za AZOP i ispitanike. Službenik za zaštitu podataka može se kontaktirati na: ivan@zornada-law.hr

2. Načela obrade osobnih podataka

Prilikom obrade osobnih podataka Udruga poštuje temeljna načela zaštite osobnih podataka te osigurava da se obrada provodi u skladu s njima:

• Zakonitost, poštenost i transparentnost: osobni podaci moraju se obrađivati zakonito, pošteno i na transparentan način u odnosu na ispitanika.
• Ograničenje svrhe: osobni podaci prikupljaju se isključivo u određene, izričite i legitimne svrhe te se ne smiju dalje obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama, osim ako je takva daljnja obrada dopuštena važećim propisima.
• Smanjenje količine podataka (minimizacija): osobni podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju.
• Točnost: osobni podaci moraju biti točni i, prema potrebi, ažurirani.
• Ograničenje pohrane: osobni podaci moraju se čuvati u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje svrha u koje se osobni podaci obrađuju, osim ako je dulje čuvanje propisano ili dopušteno važećim zakonodavstvom.
• Cjelovitost i povjerljivost (sigurnost): osobni podaci moraju se obrađivati na način koji osigurava odgovarajuću razinu sigurnosti osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja, primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera.
• Odgovornost: Udruga je odgovorna za poštovanje svih navedenih načela obrade osobnih podataka te mora biti u mogućnosti dokazati njihovu primjenu i usklađenost s odredbama GDPR-a.

3. Pravna osnova obrade osobnih podataka

Udruga obrađuje vaše osobne podatke isključivo na temelju jedne ili više sljedećih pravnih osnova, u skladu s GDPR-om:

• Izvršavanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka b GDPR-a). Udruga može obrađivati osobne podatke kada je to nužno za izvršavanje ugovora u kojem ste vi stranka ili za poduzimanje radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora (primjerice, ugovor o donaciji).
• Poštovanje pravnih obveza (članak 6. stavak 1. točka c GDPR-a). Udruga može obrađivati osobne podatke kada je to potrebno radi ispunjavanja pravnih obveza kojima Udruga podliježe, osobito temeljem Zakona o udrugama i primjenjivih zakona iz područja računovodstva.
• Privola (članak 6. stavak 1. točka a GDPR-a). Udruga može obrađivati osobne podatke na temelju vaše privole, dane za jednu ili više posebno određenih svrha. Svoju privolu možete povući u bilo kojem trenutku, na isti način na koji ste je dali, pri čemu povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije njezina povlačenja. Ako želite povući privolu, obratite se Udruzi ili službeniku za zaštitu podataka. Nakon zaprimanja zahtjeva za povlačenje privole Udruga će bez nepotrebnog odgađanja prestati obrađivati osobne podatke za svrhe koje se temelje isključivo na privoli, osim ako postoji druga zakonita osnova za obradu.
• Legitimni interes (članak 6. stavak 1. točka f GDPR-a). Udruga može obrađivati vaše osobne podatke i na temelju svojih legitimnih interesa ili legitimnih interesa trećih strana, pod uvjetom da takvi interesi ne prevladavaju nad vašim interesima ili temeljnim pravima i slobodama, uzimajući u obzir vaša razumna očekivanja koja proizlaze iz vašeg odnosa s Udrugom. Svrhe obrade osobnih podataka koje se mogu temeljiti na legitimnom interesu Udruge osobito uključuju: vođenje interne administracije i evidencija; osiguravanje informacijske sigurnosti i zaštite sustava, obranu i ostvarivanje pravnih zahtjeva, upravljanje odnosima s donatorima, partnerima i suradnicima, sprječavanje zlouporaba i osiguravanje zakonitog rada Udruge.

4. Obrada posebnih kategorija osobnih podataka

Udruga može obrađivati posebne kategorije osobnih podataka ako ih ispitanik dobrovoljno dostavi u okviru članstva, sudjelovanja u istraživanjima, anketama, savjetovanjima ili drugim aktivnostima Udruge te ako za takvu obradu postoji odgovarajuća pravna osnova iz članka 9. GDPR-a, koja može biti:

• Izričita privola: obrada na temelju vaše izričite privole dane za jednu ili više posebno određenih svrha (u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom a GDPR-a). Svoju privolu možete povući u bilo kojem trenutku, na isti način na koji ste je dali, pri čemu povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije njezina povlačenja. Ako želite povući privolu, obratite se Udruzi ili službeniku za zaštitu podataka. Nakon zaprimanja zahtjeva za povlačenje privole Udruga će bez nepotrebnog odgađanja prestati obrađivati osobne podatke za svrhe koje se temelje isključivo na privoli, osim ako postoji druga zakonita osnova za obradu.
• Zaštita vitalnih interesa: u iznimnim slučajevima, obrada koja je nužna radi zaštite vaših ili tuđih životno važnih interesa, kada niste fizički ili pravno u mogućnosti dati privolu, u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom c GDPR-a (primjerice u hitnim zdravstvenim situacijama).
• Pravni zahtjevi: samo u iznimnim slučajevima, kao sekundarna osnova, u mjeri u kojoj je to primjenjivo, obrada posebnih kategorija osobnih podataka od strane Udruge može biti nužna radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva Udruge (u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom f GDPR-a).
• Članstvo u Udruzi: obrada posebnih kategorija osobnih podataka koja se provodi u okviru legitimnih aktivnosti Udruge i uz odgovarajuće zaštitne mjere, a odnosi se isključivo na članove Udruge, bivše članove ili osobe koje su u redovitom kontaktu s Udrugom u vezi s njezinim svrhama (u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom d GDPR-a). Udruga neće otkrivati takve osobne podatke izvan Udruge bez privole ispitanika.

5. Osobni podaci koji se obrađuju i svrhe obrade

Udruga obrađuje isključivo one osobne podatke koji su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe za koje se obrađuju, u skladu s načelom smanjenja količine podataka iz članka 5. stavka 1. točke (c) GDPR-a. Generalni pregled kategorija osobnih podataka naveden je dalje u ovoj Obavijesti.

Davanje osobnih podataka je dobrovoljno. Ako ispitanik ne dostavi određene osobne podatke, ispitanik neće imati štetnih posljedica, no možda neće moći postati član Udruge, sudjelovati u istraživanjima, anketama, edukacijama koje Udruga provodi ili primati obavijesti, edukativne sadržaje i informacije o aktivnostima Udruge, ovisno o okolnostima konkretnog slučaja.

5.1 Osobni podaci članova Udruge

U okviru vašeg članstva u Udruzi, Udruga obrađuje sljedeće kategorije osobnih podataka ispitanika:

• identifikacijski i kontaktni podaci (uključujući ime i prezime, OIB, datum rođenja, adresa elektroničke pošte i drugi identifikacijski podaci koje ispitanik dobrovoljno dostavi – osnova je zakonska obveza ili privola);
• financijski podaci (uključujući podatke o uplatama, donacijama, iznose uplata, broj bankovnog računa i druge podatke potrebne za provedbu transakcija plaćanja, primjerice članarine – osnova je zakonska obveza);
• drugi podaci vezani uz članstvo (uključujući datum pristupanja udruzi, status uplate članarine, kategoriju članstva, datum prestanka članstva, podaci o sudjelovanju u radu tijela Udruge, sudjelovanje na događajima i sl. – osnova je zakonska obveza ili legitimni interes);
• podaci iz komunikacije (uključujući podatke sadržane u upitima, zahtjevima, prijedlozima, komentarima, porukama ili drugoj komunikaciji upućenoj Udruzi – osnova je legitimni interes).

S obzirom na svrhu djelovanja Udruge koja uključuje pružanje podrške osobama oboljelima od autoimunih bolesti, zagovaranje interesa oboljelih, provođenje edukativnih aktivnosti te razumijevanje potreba članova, Udruga može obrađivati određene posebne kategorije osobnih podataka članova, ako ih član dobrovoljno dostavi i ako za takvu obradu postoji odgovarajuća pravna osnova. Te posebne kategorije osobnih podataka uključuju:

• podaci o zdravstvenom stanju (uključujući postojanje i vrstu dijagnoze, vrijeme postavljanja dijagnoze, simptome, učestalost, intenzitet i trajanje simptoma, tijek bolesti, komorbiditete i druga fizička ili psihološka stanja);
• drugi podaci koje ispitanik sam dostavi, primjerice podaci o tijeku bolesti i procesu dijagnosticiranja, podaci o korištenju zdravstvenih usluga, liječenju, terapijama i sl.

Napomena: Udruga ne uvjetuje članstvo dostavljanjem ovih kategorija osobnih podataka.

5.2 Osobni podaci donatora, poslovnih partnera i drugih osoba

U svrhu komunikacije te zasnivanja i održavanja odgovarajućeg odnosa s donatorima, poslovnim partnerima i drugim osobama, Udruga može obrađivati sljedeće kategorije osobnih podataka ispitanika:

• identifikacijske i kontaktne podatke (uključujući ime i prezime, funkciju, adresu, adresu elektroničke pošte, broj telefona);
• financijski podaci (uključujući podatke o uplatama, iznose uplata, broj bankovnog računa i druge podatke potrebne za provedbu transakcija plaćanja, primjerice donacija, sponzorstava ili plaćanja iz ugovora);
• podaci iz komunikacije (uključujući podatke sadržane u upitima, zahtjevima, prijedlozima, komentarima, porukama ili drugoj komunikaciji upućenoj Udruzi);
• druge podatke koje nam osoba dobrovoljno dostavi tijekom komunikacije ili suradnje s Udrugom.

5.3 Provođenje istraživanja i anketa

U okviru provedbe istraživanja/anketa, ovisno o temi pojedinog istraživanja/ankete, Udruga može obrađivati jednu ili više sljedećih (posebnih) kategorija osobnih podataka ispitanika:

• demografski i socioekonomski podaci (uključujući spol, dob, godina rođenja, mjesto odnosno regija prebivališta, stupanj obrazovanja, radni status, podaci o kućanstvu, uključujući broj članova kućanstva, te podaci o prihodima i financijskoj situaciji);
• podaci o zdravstvenom stanju (uključujući postojanje i vrstu dijagnoze, vrijeme postavljanja dijagnoze, simptome, učestalost, intenzitet i trajanje simptoma, tijek bolesti, komorbiditete i druga fizička ili psihološka stanja, mentalno zdravlje, emocionalno stanje te podatke o reproduktivnom i seksualnom zdravlju);
• podaci o tijeku bolesti i procesu dijagnosticiranja (uključujući vrijeme pojave prvih simptoma, vrijeme proteklo do traženja medicinske pomoći i postavljanja dijagnoze, razloge odgode liječenja, prepreke u dijagnostičkom procesu te broj i vrstu zdravstvenih stručnjaka uključenih u liječenje);
• podaci o korištenju zdravstvenih usluga i liječenju (uključujući traženje medicinske pomoći, učestalost liječničkih pregleda i kontrola, dijagnostičke postupke, ishode pregleda, terapije i lijekove, pridržavanje terapije, razloge nepridržavanja, korištenje alternativnih i komplementarnih metoda liječenja te korištenje medicinskih pomagala);
• podaci o ekonomskom aspektu zdravstvenog stanja (uključujući troškove liječenja i terapija, troškove lijekova koji nisu pokriveni zdravstvenim osiguranjem, troškove dodataka prehrani i drugih zdravstvenih usluga, kao i opći financijski utjecaj bolesti na kućni budžet);
• podaci o kvaliteti života i svakodnevnom funkcioniranju (uključujući utjecaj bolesti na obavljanje svakodnevnih aktivnosti, razinu boli, umora, poteškoće sa spavanjem, koncentracijom i fokusom, društveni život, samostalnost te opću kvalitetu života);
• podaci o životnim navikama i ponašanju povezanima sa zdravljem (uključujući prehrambene navike i promjene prehrane, vrste prehrambenih režima, tjelesnu aktivnost, korištenje dodataka prehrani, pušački status, korištenje alata za praćenje bolesti te primjenu alternativnih metoda za očuvanje zdravlja i poboljšanje kvalitete života);
• podaci o psihološkom stanju i psihosocijalnim okolnostima (uključujući razinu stresa, emocionalne reakcije na bolest, načine suočavanja, percepciju podrške obitelji, prijatelja i okoline, iskustva stigmatizacije ili diskriminacije, korištenje psihološke ili psihijatrijske pomoći te podatke o dijagnozama i terapijama vezanim uz mentalno zdravlje);
• podaci o reproduktivnom, obiteljskom i intimnom životu (uključujući planiranje obitelji, plodnost, trudnoću i povezane zdravstvene okolnosti, seksualno zdravlje, intimne odnose i njihov odnos s bolešću), koji mogu predstavljati posebne kategorije osobnih podataka;
• podaci o radnom i profesionalnom životu (uključujući utjecaj bolesti na radnu sposobnost, produktivnost i koncentraciju, promjene radnih uvjeta ili radnog mjesta, izostanke s posla, odnos poslodavca i kolega prema zdravstvenom stanju te percepciju sigurnosti radnog mjesta);
• podaci o informiranosti i pristupu informacijama (uključujući izvore informiranja o bolesti, razinu informiranosti, prepreke u pristupu informacijama, procjenu pouzdanosti izvora te potrebe za dodatnim informacijama i edukacijom);
• podaci o preferencijama i potrebama ispitanika (uključujući vrste podrške koje ispitanik smatra potrebnima, željeni oblici komunikacije i informiranja te sadržaji koji ga zanimaju);
• podaci koje ispitanik dobrovoljno unese u otvorena polja te podaci koji se mogu posredno utvrditi iz dostavljenih informacija (uključujući dodatne osobne okolnosti, podatke o trećim osobama, kao i podatke koji proizlaze iz sadržaja danih odgovora u istraživanju/anketi);
• podaci prikupljeni putem internetskih alata i platformi za provođenje istraživanja/anketa (uključujući identifikatore kao što su IP adresa, podaci o uređaju, vrsti preglednika, operativnom sustavu, vremenu pristupa i druge podatke koji se generiraju u svrhu funkcionalnosti alata i/ili platforme).

Napomena: Molimo ispitanike da u otvorena polja ne unose identifikacijske podatke o sebi ili trećim osobama koji nisu nužni za odgovor.

Rezultati istraživanja objavljuju se isključivo u agregiranom obliku koji ne omogućuje identifikaciju pojedinog ispitanika.

Sudjelovanje u istraživanjima i anketama u pravilu je dobrovoljno te ispitanik nije dužan odgovoriti na pojedina pitanja niti nastaviti započeto sudjelovanje u istraživanju/anketi.

5.4 Posjetitelji internetske stranice Udruge (www.iab.hr)

Prilikom vašeg posjeta našoj internetskoj stranici možemo prikupljati određene podatke, poput identifikatora vašeg uređaja, vrste internetskog preglednika koji koristite, IP adrese s koje pristupate našoj internetskoj stranici i slično, pomoću tzv. „kolačića" odnosno drugih sličnih tehnologija za praćenje i pohranu podataka te pristup njima kao što su pikseli, web-pratilice i drugo. Za više, pogledajte Politiku kolačića.

5.5 Dostava obavijesti, edukativnih sadržaja i informacija o aktivnostima Udruge

U svrhu slanja obavijesti, edukativnih sadržaja, informacija o aktivnostima Udruge i drugih promotivnih sadržaja, Udruga obrađuje isključivo one osobne podatke za koje je ispitanik dao zasebnu privolu za tu svrhu, a koji uključuju:

• adresu elektroničke pošte: koristi se kao primarni kanal za dostavu obavijesti, edukativnih sadržaja i informacija o aktivnostima Udruge.

U određenim slučajevima, adresa elektroničke pošte može uključivati i neke druge osobne podatke, ako su vidljivi iz adrese elektroničke pošte, poput imena i prezimena ili datuma rođenja. Takvi se podaci ne prikupljaju s ciljem daljnje obrade niti se sustavno obrađuju u bilo koju svrhu.

6. Izvori i kategorije osobnih podataka koje prikupljamo od trećih strana

Osobne podatke, u pravilu, prikupljamo izravno od ispitanika.

Udruga u pravilu ne prikuplja osobne podatke ispitanika iz drugih izvora. Ako, iznimno, Udruga prikupi podatke o ispitaniku iz drugih izvora, Udruga će poštivati svoje obveze koje proizlaze iz članka 14. GDPR-a.

7. Primatelji podataka

Unutar Udruge, pristup vašim osobnim podacima imaju isključivo one osobe kojima je pristup osobnim podacima potreban za ostvarivanje svrha obrade utvrđenih u svakom pojedinom slučaju, i to u skladu s dodijeljenim ovlaštenjima. Sve osobe koje u Udruzi obrađuju osobne podatke potpisale su izjavu o povjerljivosti te su upoznate s obvezama koje proizlaze iz GDPR-a i drugih primjenjivih propisa.

Vaši osobni podaci mogu se otkrivati trećim osobama (vanjskim primateljima) samo kada za to postoji odgovarajuća pravna osnova i kada je takvo otkrivanje dopušteno ili zahtijevano primjenjivim propisima.

Kategorije vanjskih primatelja kojima Udruga može otkriti vaše osobne podatke uključuju:

• Pružatelji usluga i izvršitelji obrade: vaši osobni podaci mogu se dostaviti vanjskim pružateljima usluga koji za Udrugu obavljaju određene poslove i pritom obrađuju osobne podatke u ime Udruge (npr. IT podrška, računovodstvo, profesionalni vanjski savjetnici, platforme putem kojih se provode istraživanja ili distribuiraju materijali i sl.). Kada takvi pružatelji usluga djeluju kao izvršitelji obrade, njihov odnos s Udrugom uređuje se ugovorom o obradi osobnih podataka ili odgovarajućim ugovornim odredbama u skladu s člankom 28. GDPR-a, uključujući obvezu povjerljivosti i primjenu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera zaštite.
  • Za potrebe provedbe istraživanja i anketa Udruga može koristiti specijalizirane platforme za provedbu anketa i obradu odgovora, uključujući LimeSurvey, koji pruža LimeSurvey GmbH, Survey Services & Consulting, Papenreye 63, 22453 Hamburg, Njemačka. Takvi pružatelji usluga obrađuju osobne podatke isključivo u ime i prema uputama Udruge.
• Nadležna tijela i druga javnopravna tijela: osobni podaci mogu se dostaviti nadležnim tijelima (npr. inspekcijskim tijelima, sudovima, tijelima kaznenog progona i sl.) kada je otkrivanje osobnih podataka nužno radi, primjerice, poštovanja zakonskih obveza ili postupanja po zakonitim zahtjevima tih tijela.
• Drugi primatelji uz vašu privolu: vaši osobni podaci mogu se otkriti i drugim primateljima kada ste za to dali izričitu privolu, ako je primjenjivo.

Ažurirani popis izvršitelja obrade i kategorija vanjskih primatelja kojima Udruga može otkrivati osobne podatke dostupan je na zahtjev.

8. Međunarodni prijenos osobnih podataka

Udruga ne prenosi vaše osobne podatke izvan Europske unije (EU) ili Europskog gospodarskog prostora (EGP). Ako do takvog prijenosa iznimno dođe, Udruga će osigurati da se takav prijenos vrši u skladu s primjenjivim propisima i uz odgovarajuće zaštitne mjere (primjerice, sklapanje standardnih ugovornih klauzula koje je odobrila Europska komisija).

Udruga nastoji koristiti pružatelje usluga koji osobne podatke obrađuju unutar EU/EGP. Ako bi u pojedinom slučaju došlo do prijenosa osobnih podataka izvan EU/EGP, takav prijenos provodio bi se isključivo u skladu s primjenjivim propisima o zaštiti osobnih podataka i uz primjenu odgovarajućih zaštitnih mjera.

9. Razdoblje čuvanja osobnih podataka

Kao opće pravilo, osobni podaci će se brisati ili anonimizirati bez nepotrebnog odgađanja u sljedećim slučajevima:

• Prestanak svrhe ili pravne osnove: kada osobni podaci više nisu potrebni za svrhu za koju su prikupljeni ili kada više ne postoji zakonita osnova za njihovu obradu;
• Povlačenje privole: kada ispitanik povuče privolu za obradu osobnih podataka, a ne postoji druga pravna osnova za njihovu daljnju obradu.

Iznimno od navedenog, ako se osobni podaci odnose na aktualni ili razumno predvidivi pravni spor, postupak ili zahtjev, uključujući sudske, upravne ili izvansudske postupke, osobni podaci mogu se čuvati do konačnog okončanja takvog postupka i isteka svih povezanih zakonskih rokova, u skladu s legitimnim interesom Udruge za ostvarenje ili obranu pravnih zahtjeva (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a, odnosno člankom 9. stavkom 2. točkom f GDPR-a).

Udruga redovito preispituje razdoblja čuvanja osobnih podataka te, prema potrebi, provodi dodatne mjere anonimizacije ili brisanja kako bi osigurala usklađenost s načelima zaštite osobnih podataka.

Osobni podaci iz članka 5.1 ove Obavijesti

Podaci koji su prikupljeni u svrhu vašeg članstva u Udruzi čuvaju se za vrijeme trajanja vašeg članstva i nakon prestanka članstva onoliko dugo koliko to zahtijevaju primjenjivi propisi.

U odnosu posebne kategorije osobnih podataka (zdravstvene podatke), njih čuvamo za vrijeme trajanja vašeg članstva u udruzi, odnosno do trenutka povlačenja privole, ovisno o tome što nastupi ranije (osim ako ne postoji druga pravna osnova čuvanja).

Osobni podaci prikupljeni u svrhu iz članka 5.2 ove Obavijesti

Osobni podaci donatora, poslovnih partnera, suradnika i drugih osoba obrađuju se tijekom trajanja poslovnog, ugovornog, donatorskog ili drugog odnosa s Udrugom, čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarivanje svrha za koje su prikupljeni. Kod ugovornih odnosa, to će u pravilu biti pet godina od prestanka odnosa (zastarni rok) ili duže (do 11 godina) ako tako zahtijevaju računovodstveni propisi.

Osobni podaci prikupljeni u svrhu iz članka 5.3 ove Obavijesti

Osobni podaci prikupljeni u okviru istraživanja i anketa obrađuju se tijekom razdoblja potrebnog za provedbu istraživanja i/ili ankete, uključujući faze prikupljanja, obrade, analize i izrade rezultata istraživanja/anketa.

Osobni podaci prikupljeni u okviru istraživanja i/ili anketa čuvaju se u identificirajućem obliku samo onoliko dugo koliko je to nužno za provedbu istraživanja i/ili ankete. Nakon zaključenja i obrade istraživanja i/ili ankete, što može trajati do 30 radnih dana, podaci se obrađuju u agregiranom i statističkom obliku koji ne omogućuje identifikaciju pojedinog ispitanika.

Osobni podaci prikupljeni u svrhu iz članka 5.5 ove Obavijesti

Osobni podaci koji se koriste i u svrhu komunikacije, informiranja i dostave edukativnih i promotivnih sadržaja Udruge, čuvaju se najdulje dvije godine od dana davanja privole, odnosno do trenutka povlačenja privole, ovisno o tome što nastupi ranije.

10. Automatizirano pojedinačno donošenje odluka

Udruga ne koristi vaše osobne podatke za automatizirano pojedinačno donošenje odluka koje bi za vas kao ispitanika proizvodilo pravne učinke ili na sličan način značajno utjecalo na vas, u smislu članka 22. GDPR-a.

11. Vaša prava

GDPR vam daje niz prava u vezi s obradom vaših osobnih podataka:

• Pravo na pristup osobnim podacima: pravo dobiti informaciju ili potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na vas te, ako se takvi podaci obrađuju, pristup tim osobnim podacima i pripadajućim informacijama (primjerice, koja je svrha obrade, kome se podaci dostavljaju i slično). Na vaš zahtjev omogućit ćemo vam kopiju vaših osobnih podataka koje obrađujemo. Ipak, postoje određene iznimke od ostvarivanja ovog prava, primjerice, kada važeći propisi zabranjuju otkrivanje određenih podataka.
• Pravo na ispravak: imate pravo zatražiti ispravak (ili ažuriranje) netočnih osobnih podataka koji se odnose na vas, kao i dopunu nepotpunih osobnih podataka.
• Pravo na brisanje („pravo na zaborav"): u situacijama kada je to dopušteno, imate pravo zatražiti brisanje vaših osobnih podataka koje Udruga kao voditelj obrade obrađuje (npr. ako obrada osobnih podataka više nije nužna za svrhu za koju su prikupljeni ili ako povučete privolu na kojoj se obrada temelji, a ne postoji druga pravna osnova za obradu). Vaše osobne podatke ćemo tada obrisati bez nepotrebnog odgađanja, osim ako postoji zakonska obveza njihova daljnjeg čuvanja.
• Pravo na ograničenje obrade: u određenim situacijama, imate pravo zatražiti ograničenje obrade vaših osobnih podataka ako su ispunjeni zakonom propisani uvjeti (npr. ako osporavate točnost osobnih podataka, dok se ona ne provjeri).
• Pravo na prenosivost podataka: ako se obrada vaših osobnih podataka temelji na ugovoru ili privoli i provodi se automatiziranim putem, imate pravo, ako su ispunjeni zakonski uvjeti, zahtijevati da vam se podaci koje ste nam dostavili predaju u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu ili da ih, na vaš zahtjev, prenesemo drugom voditelju obrade, ako je to tehnički izvedivo.
• Pravo na prigovor: imate pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu svojih osobnih podataka koju provodimo na temelju naših legitimnih interesa, ako za to postoje razlozi povezani s vašom posebnom situacijom. U tom slučaju prestat ćemo obrađivati vaše osobne podatke, osim ako dokažemo postojanje uvjerljivih legitimnih razloga za obradu koji nadilaze vaše interese, prava i slobode ili ako je obrada nužna radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.
• Ostvarivanje prava i kontakt: za sva pitanja u vezi s obradom vaših osobnih podataka ili ostvarivanjem vaših prava možete nam se obratiti bez naknade. Prilikom podnošenja zahtjeva, molimo vas da osigurate da možemo vjerodostojno provjeriti vaš identitet.
• Povlačenje privole: ako osobne podatke obrađujemo na temelju vaše privole, možete u svakom trenutku povući danu privolu, na isti način na koji ste je dali. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije njezina povlačenja. Ako želite povući privolu, obratite se službeniku za zaštitu podataka ili izravno Udruzi.
• Pravo na podnošenje pritužbe AZOP-u: u svakom trenutku, a posebice ako ne uspijemo riješiti vašu nedoumicu i smatrate da niste uspjeli ostvariti svoja prava te da je povrijeđeno vaše pravo na zaštitu osobnih podataka, možete se obratiti AZOP-u, ne dovodeći u pitanje druga administrativna ili sudska pravna sredstva koja vam stoje na raspolaganju.

Ako nas želite kontaktirati ili ostvariti gore navedena prava, obratite se službeniku za zaštitu podataka ili izravno Udruzi na adrese navedene u ovoj Obavijesti. Udruga će (osim u iznimnim slučajevima, kada je produženje roka opravdano i dopušteno) odgovoriti na vaš zahtjev bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od jednog mjeseca od zaprimanja zahtjeva. Prije odgovora možemo zatražiti razumnu potvrdu identiteta.

12. Točnost i potpunost osobnih podataka

Udruga nastoji osigurati da su osobni podaci koje obrađuje točni, potpuni i ažurni. To je nužno radi ispunjavanja obveza koje proizlaze iz propisa o zaštiti osobnih podataka, kao i radi pravilnog i učinkovitog izvršavanja našeg odnosa s ispitanicima.

Molimo vas da redovito provjeravate točnost vaših osobnih podataka koje Udruga obrađuje, a u slučaju da primijetite neispravnost ili nepotpunost osobnih podataka, o tome obavijestite Udrugu bez nepotrebnog odgađanja, čim to bude moguće, kako bi podaci bili pravodobno ispravljeni i/ili upotpunjeni.

13. Mjere zaštite osobnih podataka

Predani smo osiguravanju sigurnosti osobnih podataka koje obrađujemo i poduzimamo primjerene fizičke, tehničke, elektroničke i organizacijske mjere zaštite kako bismo zaštitili osobne podatke od neovlaštenog, nezakonitog ili neprikladnog pristupa, korištenja, gubitka, izmjene ili otkrivanja osobnih podataka.

Svatko tko sudjeluje u obradi vaših osobnih podataka dužan je, prije početka obrade, potpisati odgovarajuću izjavu o povjerljivosti.

Tehničke i organizacijske mjere zaštite koje Udruga primjenjuje osobito uključuju, prema potrebi: ograničenje pristupa osobnim podacima samo na ovlaštene osobe kojima je pristup nužan za obavljanje njihovih zadataka, sustave kontrole pristupa (lozinke), šifriranje osobnih podataka pohranjenih u elektroničkom obliku, kad god je to tehnički moguće i primjenjivo, kontrolirani i ograničeni pristup osobnim podacima koji se čuvaju u fizičkom obliku, ugovorno osiguranje povjerljivosti i uvjetovanje primjene odgovarajućih mjera zaštite kod svih izvršitelja obrade.

Udruga ima uspostavljen interni postupak za postupanje u slučaju povrede osobnih podataka, uključujući obvezu procjene rizika i, ako je primjenjivo, pravodobno obavještavanje AZOP-a i ispitanika u skladu s člancima 33. i 34. GDPR-a.

14. Dostupnost Obavijesti

Udruga će ovu Obavijest učiniti dostupnom ispitanicima objavom na internetskoj stranici Udruge i na drugi prikladni način, a na zahtjev ispitanika dostavit će se u elektroničkom obliku.